Headline News

header-int

Tugas dan Fungsi

Posted by : Administrator

TUGAS POKOK, FUNGSI DAN URAIAN TUGAS

Kepala Dinas

  1. Kepala Dinas mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan pemerintahan dan tugas pembantuan di bidang kearsipan dan perpustakaan.
  2. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala Dinas menyelenggarakan fungsi  :
  1. perumusan kebijakan teknis bidang perpustakaan dan arsip;
  2. penyelenggaraan urusan pemerintahan daerah dan pelayanan umum bidang kearsipan dan perpustakaan;
  3. perumusan pembinaan, pelaksanaan tugas, dan evaluasi bidang kearsipan dan perpustakaan;
  4. pembinaan, pengawasan dan pengendalian penggunaan anggaran dan penatausahaan barang inventaris;
  5. penyelenggaraan administrasi kesekretariatan; dan
  6. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan arahan dan petunjuk.
  1. Dalam melaksanakan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) Kepala Dinas mempunyai uraian tugas  :
  1. menyelenggarakan pembinaan dan pengendalian pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dinas;
  2. menyelenggarakan penetapan kebijakan teknis dinas sesuai dengan kebijakan umum pemerintah daerah;
  3. menyelenggarakan perumusan dan penetapan pemberian dukungan tugas atas penyelenggaraan pemerintahan daerah dibidang kearsipan dan perpustakaan;
  4. menyelenggarakan penetapan program kerja dan rencana pembangunan kearsipan dan perpustakaan di daerah;
  5. menyelenggarakan fasilitasi yang berkaitan dengan penyelenggaraan program, kesekretariatan, layanan perpustakaan, otomasi dan pengolahan bahan perpustakaan, pengamatan dan pelestarian bahan pustaka, pembinaan perpustakaan dan kearsipan, pengelolaan arsip statis, pengelolaan arsip in aktif, pemeliharaan dan pelestarian arsip;
  6. menyelenggarakan koordinasi dan kerjasama dengan instansi pemerintah, swasta dan lembaga terkait lainnya untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan dinas;
  7. menyelenggarakan koordinasi Penyusunan Rencana Kerja dan Rencana Strategis, Laporan Kinerja Pemerintah, Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Dan Laporan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah dinas serta pelaksanaan tugas-tugas teknis lainnya;
  8. melaksanakan evaluasi dan pelaporan yang meliputi kesekretariatan, layanan perpustakaan, otomasi dan pengolahan bahan perpustakaan, pengamatan dan pelestarian bahan pustaka, pembinaan perpustakaan dan kearsipan, pengelolaan arsip statis, pengelolaan arsip in aktif, pemeliharaan dan pelestarian arsip;
  9. menyelenggarakan koordinasi kegiatan teknis kearsipan dan perpustakaan dengan organisasi perangkat daerah; dan melaksanakan tugas lain yang diberikan pimpinan sesuai dengan arahan dan petunjuk.

Sekretariat

  1. Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Dinas.
  2. Sekretaris mempunyai tugas pokok melaksanakan administrasi umum, pengkoordinasian perencanaan dan evaluasi serta pengelolaan keuangan Dinas.
  1. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada  ayat (1), Sekretaris menyelenggarakan fungsi :
  1. pengkoordinasian bidang-bidang di lingkungan dinas;
  2. pengkoordinasian sub bagian umum dan kepegawaian, sub bagian perencanaan, keuangan dan pelaporan;
  3. pembinaan dan pemberian dukungan administrasi meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, kerja sama, hubungan masyarakat, arsip dan dokumentasi dinas perencanaan dan pelaporan;
  4. pengawasan lingkup sekretariat dinas; dan
  5. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh kepala dinas.
  1. Dalam  melaksanakan fungsi sebagaimana yang dimaksud pada  ayat (2)    Sekretaris mempunyai uraian tugas :
    1. menyiapkan bahan koordinasi dan pengendalian rencana program kerja dinas;
    2. melakukan koordinasi penyusunan rencana program, evaluasi dan pelaporan Dinas;
    3. menyusun program kerja Sekretariat berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan dinas;
    4. memantau serta mengevaluasi realisasi pelaksanaan kegiatan sekretariat untuk mengetahui perkembangan, hambatan dan permasalahan yang timbul serta upaya tindak lanjut penyelesaiannya;
    5. meneliti dan memaraf naskah dinas yang berkaitan dengan sekretariat dengan mempedomani  tata naskah dinas;
    6. menandatangani dan/atau memaraf persuratan dan dokumen lainnya sesuai dengan kewenangan menurut ketentuan;
    7. memberi petunjuk, memberi tugas dan kegiatan, mengevaluasi, membina, mengawasi dan menilai hasil kerja bawahan di lingkungan sekretariat  agar  pelaksanaan kegiatan sesuai dengan petunjuk dan ketentuan;
    8. menyampaikan saran dan telahaan kepada pimpinan menyangkut bidang Sekretariat;
    9. membuat, merumuskan dan mensosialisasikan hasil rapat dinas dan peraturan – peraturan yang yang berhubungan dengan dinas;
    10. menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan;
    11. menyiapkan bahan pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis sub bidang umum dan kepegawaian, sub bidang perencanaan, keuangan dan pelaporan;
    12. mengelola administrasi surat menyurat, kearsipan, kepegawaian, perlengkapan, aset, urusan rumah tangga, perencanaan dan pelaporan dan keuangan;
    13. menyiapkan data bahan evaluasi dan laporan kegiatan dinas secara berkala sebagai pertanggungjawaban tugas pada pimpinan;
    14. mengkoordinasikan penyusunan rancangan Peraturan Daerah, rancangan Peraturan Bupati dan rancangan Keputusan Bupati dalam lingkup tugas dinas; dan
    15. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang tugas.

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

  1. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas  pokok melakukan urusan persuratan, tata usaha, kearsipan, rumah tangga, administrasi Aparatur Sipil Negara, urusan perlengkapan, kehumasan dan protokol serta penataan barang milik negara di lingkungan Dinas.
  2. Dalam melaksanakan tugas pokok, sub bagian umum dan kepegawaian mempunyai fungsi :
  3. penyusunan rencana kegiatan urusan umum dan pengelolaan administrasi kepegawaian;
  4. penyelenggaraan urusan umum dan pengelolaan administrasi kepegawaian;
  5. penyiapan pelaksanaan urusan disiplin dan kesejahteraan pegawai;
  6. pelaksanaan pengawasan dan evaluasi kegiatan urusan umum dan kepegawaian; dan
  7. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan fungsinya.
  8. Dalam  melaksanakan fungsi sebagaimana yang dimaksud pada  ayat (2)    Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai uraian tugas:
    1. melakukan penyusunan rencana dan anggaran Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
    2. melakukan urusan rencana kebutuhan dan usulan pengembangan pegawai;
    3. melakukan urusan mutasi, tanda jasa, kenaikan pangkat, kenaikan jabatan, pemberhentian dan pensiun pegawai;
    4. melakukan urusan tata usaha kepegawaian, disiplin pegawai dan evaluasi kinerja pegawai;
    5. melakukan urusan tata usaha dan kearsipan;
    6. melakukan urusan rumah tangga, keamanan dan kebersihan;
    7. melakukan urusan kerja sama, hubungan masyarakat dan protokol;
    8. melakukan evaluasi kelembagaan dan ketatalaksanaan;
    9. melakukan telaahan dan penyiapan bahan penyusunan peraturan perundang-undangan;
    10. melaksanakan penerimaan, pendistribusian dan pengiriman surat-surat dan naskah dinas dan arsip serta pengelolaan perpustakaan;
    11. membagi tugas, memberi petunjuk dan arahan, meneliti, mengawasi serta menilai hasil kerja staf di lingkungan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
    12. melaksanakan penerimaan tamu, kehumasan, pemberian infomasi dan komunikasi, dan protokoler;
    13. pelaksanaan pemeliharaan perlengkapan sarana dan  prasarana kerja, dan kendaraan dinas;
    14. melaksanakan penyiapan dan pengusulan pensiun pegawai, peninjauan masa kerja dan pemberian penghargaan serta tugas dan ijin belajar, pendidikan dan  pelatihan kepemimpinan teknis dan fungsional;
    15. menghimpun usulan kebutuhan dan menyelenggarakan pengadaan barang inventaris di lingkungan dinas;
    16. mengelola barang inventaris dan aset di lingkungan dinas;
    17. melaporkan hasil pendataan inventaris dan aset di lingkungan dinas;
    18. menyusun standar operasional pelayanan, standa pelayanan minimal dan standar pelayanan;
    19. merencanakan pelatihan dalam rangka peningkatan kapasitas sumber daya manusia dinas;
    20. menyusun usulan kenaikan gaji berkala pegawai negeri sipil di lingkungan dinas;
    21. meneliti dan memaraf naskah dinas yang berkaitan dengan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dengan mempedomani data dan peraturan agar diperoleh konsep naskah yang benar;
    22. melakukan penyusunan laporan dan pendokumentasian kegiatan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian; dan
    23. melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Sub Bagian Perencanaan, Keuangan dan  Pelaporan

  1. Sub Bagian Perencanaan, Keuangan dan Pelaporan  mempunyai tugas pokok melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana, program, anggaran dan keuangan serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan di bidang kerasipan dan perpustakaan.
  2. Dalam melaksanakan tugas pokok, Sub Bagian Perencanaan, Keuangan dan  pelaporan  menyelenggarakan fungsi :
  1. pengumpulan, pengolahan data dan informasi, menginventarisasi permasalahan-permasalahan serta melaksanakan pemecahan permasalahan yang  berkaitan dengan tugas-tugas urusan perencanaan, keuangan dan pelaporan;
  2. perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan kegiatan sub bagian;
  3. pengkooordinasian penyusunan bahan-bahan kebijakan dari Bidang;
  4. penyelenggaraan analisis dan pengembangan kinerja Dinas;
  5. pelaksanaan penyusunan renstra Dinas;
  6. pelaksanaan penyusunan rencana kerja dan anggaran Dinas;
  7. penyusunan program kerja tahunan Dinas;
  8. pelaksanaan penatausahaan keuangan dinas;
  9. pelaksanaan penyusunan laporan pertanggungjawaban keuangan dinas;
  10. penyimpanan berkas-berkas keuangan dan pengadministrasian dokumen dalam rangka pelayanan administrasi keuangan di lingkungan Dinas;
  11. pengkoordinasi dan penghimpunan laporan Rencana Strategis, Kebijakan Umum Aggaran Plafon Prioritas Anggaran Sementara, Standar Operasional Pelayanan, Laporan Pertanggungjawaban Pemerintah Daerah, Laporan Kinerja dan laporan lainnya; danpelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan.

3. Dalam melaksanakan fungsi sebagaimana yang dimaksud pada  ayat (2)   Sub Bagian Perencanaan, Keuangan dan Pelaporan mempunyai uraian tugas :

  1. mengumpulkan dan menganalisa peraturan perundang-undangan yang terkait dengan pelaksanaan urusan dan tugas dinas;
  2. mengumpulkan dan menyiapkan data, informasi dan bahan lainnya dalam penyusunan perencanaan, keuangan dan pelaporan dinas;
  3. menyusun bahan–bahan perencanaan kegiatan, evaluasi dan laporan hasil kegiatan;
  4. membagi tugas, memberi petunjuk dan arahan, meneliti, mengawasi serta menilai hasil kerja staf di lingkungan sub bagian perencanaan, keuangan dan pelaporan;
  5. menyusun usulan rencana umum pengadaan di lingkungan dinas;
  6. menyiapkan bahan dan penyusunan rencana stratejik dan rencana kerja tahunan  dinas;
  7. menyusun Kebijakan Umum Anggaran, Prioritas dan Plafon Anggaran Sementara  di lingkungan dinas serta mengoordinasikan penyusunan Rencana Kerja Anggaran, Dokumen Pelaksanaan Anggaran, Dokumen Perubahan Pelaksanaan Anggaran   dinas;
  8. melakukan pengumpulan data dan penyusunan laporan tahunan, Kebijakan Umum Anggaran, Prioritas dan Plafon Anggaran Sementara, Laporan Akuntabilitasi Kinerja Instansi Pemerintah dinas, bahan Laporan Keterangan Pertanggungjawaban, bahan Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah  dan Penetapan Kinerja dinas;
  9. mengkoordinasikan penyusunan laporan program dan kegiatan dalam lingkup dinas;
  10. menyampaikan saran dan telaahan kepada sekretaris menyangkut pelaksanaan tugas Sub Bagian Perencanaan, keuangan dan pelaporan;
  11. mengumpulkan data dan bahan yang berkaitan dengan perencanaan, keuangan dan pelaporan;
  12. menyiapkan bahan tentang pelaksanaan perencanaan, keuangan dan pelaporan;
  13. melaksanakan  permintaan Surat Permintaan Pembayaran Langsung, Tambah Uang dan Ganti Uang;
  14. mempersiapkan bahan dalam rangka pengelolaan keuangan dinas dan perbendaharaan dinas berdasarkan peraturan perundang-undangan;
  15. mengumpulkan/menyiapkan dokumen dan memproses Rencana Kerja Anggaran, Dokumen Pelaksanaan Anggaran  dinas;
  16. menyiapkan daftar gaji, tunjangan, honor pegawai, dan kesejahteraan pegawai;
  17. menyelenggarakan anggaran belanja dinas dengan berpedoman kepada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah yang telah ditetapkan;
  18. mengelola administrasi keuangan dan penatausahaan keuangan dinas yang meliputi penyiapan bahan penyusunan rencana anggaran, pembukuan, verifikasi anggaran serta perbendaharaan termasuk pengendalian pengelolaan Dokumen Pelaksanaan Anggaran di lingkungan dinas;
  19. melaksanakan pembinaan dan pengendalian terhadap bendaharawan dan pengelola keuangan dinas;
  20. membagi tugas, memberi petunjuk dan arahan, meneliti, mengawasi serta menilai hasil kerja staf di lingkungan Sub Bagian Perencanaan, Keuangan dan Pelaporan;
  21. meneliti dan memaraf naskah dinas yang berkaitan dengan sub bagian perencanaan, keuangan dan pelaporan dengan mempedomani data dan peraturan agar diperoleh konsep naskah yang benar; dan
  22. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.

Bidang Kearsipan

    1. Bidang Kearsipan mempunyai tugas pokok membantu Kepala Dinas  menyusun bahan kebijakan dan perencanaan teknis  serta melaksanakan program dan kegitan  di bidang pengelolaan kearsipan.
    2. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bidang Kearsipan menyelenggarakan fungsi :
  1. penyiapan dan perumusan bahan kebijakan teknis dan petunjuk teknis pengelolaan kearsipan;
  2. penyiapan dan perumusan bahan kebijakan teknis dan petunjuk teknis pengelolaan kearsipan;
  3. pelaksanaan koordinasi kearsipan tingkat kabupaten serta organisasi perangkat daerah;
  4. pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis;
  5. pengawasan dan pengendalian kegiatan pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis; dan
  6. pelaksanaan fungsi lain yang di berikan oleh pimpinan.
  1. Dalam melaksanakan fungsi sebagaimana yang dimaksud pada  ayat (2)   Bidang Kearsipan mempunyai uraian tugas :
    1. menyusun rencana kerja bidang kearsipan mengacu pada rencana strategis dinas;
    2. merumuskan bahan kebijakan teknis dan petunjuk teknis pengelolaan kearsipan;
    3. melaksanakan koordinasi tentang pengelolaan kearsipan tingkat kabupaten;
    4. melaksanaan pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis;
    5. menyusun pedoman pelaksanaan penyerahan arsip, pengolahan dan penghapusan arsip;
    6. mengawasi mengendalikan kegiatan pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis;
    7. menyusun pedoman pelaksanaan penyusutan arsip inaktif dengan retensi 10 tahun atau lebih dan arsip statis;
    8. merumuskan Kebijakan dan bimbingan teknis bagi Pembinaan dan          Layanan Kearsipan
    9. Menyelenggarakan penghimpunan, menyusun, menyimpan informasi pengelolaan kearsipan, pengolahan, pengamanan serta pemutakhiran data arsip dinamis dan statis secara konvensional maupun berbasis teknologi
    10. menyelenggarakan koordinasi dalam pelaksanaan kegiatan di kecamatan, nagari dan sekolah;
    11. membagi tugas, memberi petunjuk dan arahan, meneliti, mengawasi serta menilai hasil kerja staf di lingkungan Bidang Kearsipan;
    12. melaksanakan penyusutan arsip inaktif dengan retensi 10 tahun atau lebih dan arsip statis;
    13. melaksanaan penyerahan arsip, koordinasi pemusnahan, pemindahan dan preservasi arsip;
    14. menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait; dan
    15. menyelenggarakan tugas lain yang diberikan pimpinan.

Seksi Arsip Dinamis

  1. Seksi Arsip Dinamis mempunyai tugas pokok membantu kepala bidang menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis serta pengolahan dan  penyimpanan Kearsipan.
  2. Dalam melaksanakan  tugas pokok sebagaimana dimaksud ayat ( 1) Seksi Arsip Dinamis menyelenggarakan fungsi:
  1. perencanaan program dan kegiatan seksi Arsip Dinamis;
  2. penyusunan bahan kebijakan teknis perencanaan program arsip dinamis;
  3. pelaksanaan pelayanan administrasi, teknis pengembangan dan fasilitas arsip dinamis;
  4. pengawasan dan evaluasi kegiatan pengelolaan arsip dinamis; dan
  5. pelaksanaan fungsi lain yang di berikan oleh atasan.

3. Dalam melaksanakan fungsi sebagaimana yang dimaksud pada  ayat (2)   Seksi Arsip Dinamis mempunyai uraian tugas :

  1. menyusun program kerja seksi arsip dinamis;
  2. melaksanakan penyusunan bahan fasilitasi penyelenggaraan arsip dinamis;
  3. melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis Pengelolaan arsip dinamis;
  4. melaksanakan pengolahan penyimpanan arsip dinamis sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan;
  5. menyusun laporan pelaksanaan pelaksanaan tugas dan kegiatan seksi arsip dinamis;
  6. mengumpulkan data dan bahan kegiatan pengelolaan arsip dinamis;
  7. menyiapkan administrasi dalam rangka pengelolaan arsip dinamis;
  8. menyusun konsep standar operasional prosedur (SOP) dan standar pelayanan (SP) seksi arsip dinamis.
  9. melaksanakan perlindungan dan pengamanan arsip vital dan arsip aset nasional.
  10. melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip dinamis;
  11. memfasilitasi pengelolaan arsip dinamis aktif oleh masing-masing perangkat daerah;
  12. memfasilitasi pengelolaan  arsip dinamis inaktif dengan retensi oleh masing-masing perangkat daerah;
  13. melaksanakan pemeliharaan dan penyimpanan arsip inaktif;
  14. melakukan koordinasi pemusnahan arsip di setiap perangkat daerah;
  15. membagi tugas, memberi petunjuk dan arahan, meneliti, mengawasi serta menilai hasil kerja staf di lingkungan seksi arsip dinamis;
  16. melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan;
  17. menyusun laporan dan pertanggung jawaban pelaksanaan kegiatan seksi arsip dinamis; dan
  18. melaksanakan tugas lain yang diberikan pimpinan sesuai petunjuk dan arahan.

Seksi Arsip Statis

  1. Seksi Arsip Statis mempunyai tugas pokok membantu kepala bidang menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis dan pelaksanaan di bidang arsip statis, meliputi akuisisi dan pengolahan, layanan dan perluasan khasanah.
  2. Dalam melaksanakan  tugas pokok sebagaimana dimaksud ayat (1) Seksi Arsip Statis menyelenggarakan fungsi;
    1. a. penyusunan bahan kebijakan teknis perencanaan di Seksi akuisisi dan pengelolahan;
    2. b. pelaksanaan pelayanan administrasi, teknis pengembangan dan fasilitasi di Seksi pengelolaan Arsip Statis;
    3. c. pengawasan dan evaluasi kegiatan seksi arsip statis; dan
    4. d. pelaksanaan fungsi lain yang di berikan oleh atasan.
  3. Dalam melaksanakan fungsi sebagaimana yang dimaksud pada  ayat (2)   Seksi Arsip statis mempunyai uraian tugas :
  1. menyusun rencana kerja Seksi arsip statis;
  2. menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis pengelolaan arsip statis;
  3. menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitas pengelolaan arsip statis;
  4. menyelenggarakan fasilitasi pengelolaan arsip statis;
  5. menyelenggarakan koordinasi pengelolaan arsip statis;
  6. menyelenggarakan fasilitasi dan pengembangan koordinasi Pengelolaan Arsip Statis;
  7. melaksanakan monitoring, penilaian dan verifikasi terhadap fisik arsip dan daftar arsip;
  8. melaksanakan persiapan penetapan status arsip statis;
  9. mengusulkan pemusnahan arsip dan akuisisi arsip;
  10. melaksanakan persiapan penyerahan arsip statis;
  11. menyiapkan bahan dalam rangka penerbitan naskah sumber arsip;
  12. melaksanakan penataan fisik arsip statis;
  13. Menyusun konsep standar operasional prosedur (SOP) dan standar pelayanan (SP) seksi arsip statis.
  14. Melaksanakan perawatan dan perbaikan arsip statis serta penyelamatan akibat bencana.
  15. Melaksanakan penataan informasi arsip statis
  16. Melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap fisik arsip statis, melaksanakan pencarian dan peliputan kegiatan yang menghasilkan arsip statis
  17. menyimpan, memeliharaan dan melindungi arsip statis;
  18. menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan;
  19. menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan pengelolaan arsip statis;
  20. membagi tugas, memberi petunjuk dan arahan, meneliti, mengawasi serta menilai hasil kerja staf di lingkungan seksi arsip statis;
  21. menyelenggarakan koordinasi dalam pelaksanaan kegiatan di kabupaten;
  22. menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait; dan
  23. melaksanakan  tugas lain yang diberikan pimpinan sesuai dengan arahan dan petunjuk.

 

Seksi Pengembangan Sumber Daya Manusia Dan

Pembinaan Lembaga Kearsipan

  1. Seksi Pengembangan Sumber Daya Manusia dan Pembinaan Lembaga Kearsipan mempunyai tugas pokok membantu kepala bidang menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis, yang meliputi pengembangan sumber daya manusia dan pembinaan lembaga kearsipan.
  2. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud ayat (1) Seksi Pengembangan Sumber Daya Manusia  dan Pembinaan Lembaga Kearsipan menyelenggarakan fungsi.
          1. penyusunan bahan kebijakan teknis perencanaan  Seksi Pengembangan Sumber Daya Manusia  dan Pembinaan Lembaga Kearsipan;
          2. pelaksanaan pelayanan pengembangan sumber daya manusia  dan pembinaan lembaga kearsipan;
          3. pengawasan dan evaluasi kegiatan seksi pengembangan sumber daya manusia  dan pembinaan lembaga kearsipan; dan
          4. pelaksanaan fungsi lain yang di berikan oleh atasan.
  1. Dalam melaksanakan fungsi sebagaimana yang dimaksud pada  ayat (2),Seksi Pengembangan Sumber Daya Manusia  dan Pembinaan Lembaga Kearsipan  mempunyai uraian tugas :
  1. membuat rencana dan program kerja Seksi Pengembangan SDM dan Pembinaan Lembaga Kearsipan;
  2. melaksanakan penyusunan program kerja Seksi Pengembangan SDM dan Pembinaan Lembaga Kearsipan;
  3. melaksanakan pembinaan teknis dan pengawasan terhadap OPD, BUMD nagari
  4. melaksanakan penyusunan bahan fasilitasi Pengembangan SDM dan Pembinaan Lembaga Kearsipan;
  5. melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis Pengembangan SDM dan Pembinaan Lembaga Kearsipan;
  6. menyusun laporan pelaksanaan pelaksanaan tugas dan kegiatan Seksi Pengembangan SDM dan Pembinaan Lembaga Kearsipan;
  7. mengumpulkan data dan bahan kegiatan Pengembangan SDM dan Pembinaan Lembaga Kearsipan;
  8. melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam pelaksanaan kegiatan Pengembangan SDM dan Pembinaan Lembaga Kearsipan;
  9. membagi tugas, memberi petunjuk dan arahan, meneliti, mengawasi serta menilai hasil kerja staf di lingkungan Seksi Pengembangan SDM dan Pembinaan Lembaga Kearsipan;
  10. memfasilitasi tenaga kearsipan dalam rangka mendapatkan   pelatihan dan bimbingan terkait dengan pengolahan kearsipan;
  11. melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan;
  12. Melaksanakan analisis pembinaan, bimbingan SDM kearsipan, penilaian terhadap pengelola arsip dan memberikan perhargaan kepada pengelola arsip terbaik
  13. memberikan bimbingan, sosialisasi, supervisi, SDM dan Konsultasi   pelaksanaan Kearsipan;
  14. Merencanakan dan menyusun anggaran biaya kebutuhan pendidikan dan pelatihan bagin calon arsiparis
  15. Melaksanakn publikasi kearsipan melalui media cetak maupun media elektronik dan media sosial
  16. Menyusun konsep standar operasional (SOP) dan standar pelayanan (SP) seksi pengembangan sumber daya manusia dan pembinaan lembaga kearsipan
  17. Melaksanakan layanan kearsipan berbasis teknologi informasi dan komunikasi
  18. melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Seksi Pengembangan SDM dan Pembinaan Lembaga Kearsipan;
  19. melakukan pembinaan dan pelatihan dalam pengelolaan kearsipan pada organisasi perangkat daerah;
  20. menyiapkan bahan administrasi dalam rangka Pengembangan SDM dan Pembinaan Lembaga Kearsipan; dan
  21. melaksanakan tugas lain yang diberikan pimpinan sesuai dengan arahan dan petunjuk.

Bidang Perpustakaan

  1. Bidang Perpustakaan mempunyai tugas pokok membantu kepala dinas melaksanakan urusan pemerintahan bidang pengelolaan perpustakaan.
  2. Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Bidang Perpustakaan menyelenggarakan fungsi;
  1. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, fasilitasi, koordinasi, pemantauan dan evaluasi penarikan dan pengolahan bahan perpustakaan;
  2. penyiapan perumusan pengolahan bahan perpustakaan;
  3. Penyusunan petunjuk teknis pengembangan koleksi bahan pustaka dan pendistribusian bahan pustaka;
  4. penyiapan perumusan kebijakan teknis, fasilitasi, koordinasi, dan evaluasi penilaian bahan perpustakaan; dan
  5. pelaksanaan fungsi lain yang di berikan oleh atasan.

    3. Dalam melaksanakan fungsi sebagaimana yang dimaksud pada  ayat (2)   Bidang Perpustakaan mempunyai uraian tugas :

  1. menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis pembinaan perpustakaan;
  2. menyusun kebijakan teknis di bidang deposit, pengelolaan KCKR, penyusunan bibliografi daerah dan katalog daerah;
  3. melaksanakan pembinaan pengelolaan perpustakaan pada perangkat daerah, Kecamatan dan Nagari, Badan Usaha Milik Daerah, dan Sekolah;
  4. melaksanakan koordinasi pengelolaan perpustakaan tingkat kabupaten serta dinas instansi terkait;
  5. menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi perpustakaan;
  6. menyelenggarakan fasilitasi perpustakaan;
  7. menyelenggarakan fasilitasi dan pengembangan koordinasi bidang perpustakaan;
  8. menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan;
  9. membagi tugas, memberi petunjuk dan arahan, meneliti, mengawasi serta menilai hasil kerja staf di lingkup bidang;
  10. menyusun kebijakan teknis di bidang layanan perpustakaan;
  11. menyusun laporan dan evaluasi kegiatan pengelolaan perpustakaan;
  12. menyusun petunjuk teknis pengembangan teknologi informasi dan komunikasi yang berkaitan dengan bahan perpustakaan;
  13. menyusun kebijakan pelestarian, kerjasama dan pengembangan sumber daya perpustakaan;
  14. menyelenggarakan koordinasi dalam pelaksanaan kegiatan di kecamatan, nagari dan sekolah;
  15. menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait; dan
  16. melaksanakan  tugas lain yang diberikan pimpinan sesuai dengan arahan dan petunjuk.

Seksi Layanan Dan Pelestarian Perpustakaan

  1. Seksi Layanan dan Pelestarian Perpustakaan mempunyai tugas pokok membantu kepala bidang melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, yang meliputi pelayanan dan pengelolaan pelestarian perpustakaan sesuai standar dan perundang-undangan.
  2. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Seksi Layanan dan Pelestarian Perpustakaan menyelenggarakan fungsi :

          a.pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis perencanaan program Seksi Layanan dan Pelestarian Perpustakaan;

          b. pelaksanaan pelayanan administrasi, teknis pengembangan dan fasilitas Seksi Layanan dan Pelestarian Perpustakaan;

          c. pengawasan dan evaluasi kegiatan layanan dan pelestarian perpustakaan; dan

          d. pelaksanaan fungsi lain yang di berikan atasan sesuai dengan arahan dan petunjuk.

     3. Dalam melaksanakan fungsi sebagaimana yang dimaksud pada ayat (2)   Seksi Layanan dan Pelestarian Perpustakaan  mempunyai uraian tugas :

  1. menyusun rencana dan program kerja Seksi Layanan dan          Pelestarian Perpustakaan;
  2. menyiapkan perumusan kebijakan teknis bidang;
  3. merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi pelaksanaan pemeliharaan, perawatan, pengawetan, perbaikan, penjilidan, repoduksi bahan pustaka;
  4. melaksanakan konsultasi teknis layanan perpustakaan, kerjasama layanan perpustakaan, pemasyarakatan minat dan budaya baca melalui kegiatan promosi perpustakaan dan konsultasi teknis pelestarian bahan pustaka;
  1. membagi tugas, memberi petunjuk dan arahan, meneliti, mengawasi serta menilai hasil kerja staf di lingkup seksi;
  2. melaksanakan kegiatan pemasyarakatan dan meningkatkan minat baca masyarakat melalui kerjasama antar lembaga terkait;
  3. menyediakan bahan pustaka, pelaksanaan penyusunan dan penataan koleksi, melaksanakan stock opname secara priodik dan penataan denah ruang layanan;
  4. melaksanakan pendataan, pengolahan dan pelaporan statistik perkembangan layanan perpustakaan dan pelestarian bahan pustaka; dan
  5. melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan petunjuk dan arahan.

Seksi Pengolahan Bahan Pustaka dan Otomasi

  1. Seksi Pengolahan Bahan Pustaka dan Otomasi mempunyai tugas pokok membantu kepala bidang melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pengembangan dan pelaksanaan seksi pengolahan bahan pustaka.
  2. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud ayat  (1) Seksi Pengolahan Bahan Pustaka dan Otomasi menyelenggarakan fungsi.
  1. pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis perencanaan dan program Seksi Pengolahan Bahan Pustaka dan Otomasi;
  2. pelaksanaan pelayanan administrasi, teknis pengembangan dan fasilitas Seksi Pengolahan Bahan Pustaka dan Otomasi;
  3. pengawasan dan evaluasi kegiatan pengolahan bahan perpustakaan dan otomasi; dan
  4. pelaksanaan fungsi lain yang di berikan oleh atasan sesuai dengan arahan dan petunjuk.
  1. Dalam melaksanakan fungsi sebagaimana yang dimaksud pada  ayat (2)   Seksi Pengolahan Bahan Pustaka dan Otomasi  mempunyai uraian tugas :
  1. melaksanakan penyusunan program kerja Seksi Pengolahan Bahan Pustaka dan Otomasi;
  2. melaksanakan seleksi bahan pustaka sesuai kebutuhan pemakai jasa perpustakaan;
  3. melaksanakan penyusunan dan penataan koleksi bahan pustaka, majalah, koran dan sebagainya;
  4. melaksanakan konsultasi teknis Sub Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Otomasi;
  5. melaksanakan inventarisasi dan klasifikasi bahan pustaka sesuai sistem atau metode yang diberlakukan;
  6. melaksanakan pengelolaan data otomasi perpustakaan;
  7. mengumpulkan data mengintegrasikan data bahan pustaka kepangkalan data;
  8. melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan otomasi koleksi perpustakaan dan kepustakawanan;
  9. mengupdate data pada pangkalan data dan website perpustakaan;
  10. memelihara dan mengembangkan pangkalan data dan website perpustakaan;
  11. melaksanakan alih media koleksi dan kegiatan kepustakaan;
  12. mendistribusikan informasi tentang perpustakaan secara elektronik;
  13. membagi tugas, memberi petunjuk dan arahan, meneliti, mengawasi serta menilai hasil kerja staf di lingkup seksi;
  14. melaksanakan pengolahan persuratan Seksi Pengolahan Bahan Pustaka dan Otomasi;
  15. melaksanakan pengolahan, kelengkapan penyaluran kartu sampai buku siap digunakan; dan
  16. melaksanaan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai petunjuk dan arahan.

Seksi Pengembangan Sumber Daya Manusia Dan

Pembinaan Lembaga Perpustakaan

  1. Seksi Pengembangan Sumber Daya Manusia dan Pembinaan Lembaga Perpustakaan mempunyai tugas pokok membantu kepala bidang melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis.
  2. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Seksi Pengembangan Sumber Daya Manusia dan Pembinaan Lembaga Perpustakaan menyelenggarakan fungsi :
  1. pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis perencanaan program Seksi Pengembangan Sumber Daya Manusia dan Pembinaan Lembaga Perpustakaan;
  2. pelaksanaan pelayanan administrasi, teknis pengembangan dan fasilitas Seksi Pengembangan Sumber Daya Manusia dan Pembinaan Lembaga Perpustakaan;
  3. pengawasan dan evaluasi kegiatan pengembangan sumber daya manusia dan pembinaan lembaga perpustakaan; dan
  4. pelaksanaan fungsi lain yang di berikan atasan.
  1. Dalam melaksanakan fungsi sebagaimana yang dimaksud pada ayat (2), Seksi Pengembangan Sumber Daya Manusia dan Pembinaan Lembaga Perpustakaan  mempunyai uraian tugas :
  1. menyusun rencana dan program kerja Seksi Pengembangan Sumber Daya Manusia dan Pembinaan Lembaga Perpustakaan;
  2. melaksanakan, menyusun, perumusan bidang pendidikan dan pelatihan sumber daya perpustakaan dan calon pustakawan;
  3. melaksanakan pembinaan teknis terhadap perpustakaan khusus/ instansi, perguruan tinggi, sekolah dan perpustakaan umum (Kabupaten, Kecamatan, Nagari dan Rumah Ibadah);
  4. melaksanakan analisis, pembinaan dan bimbingan sumber daya manusia di bidang perpustakaan;
  5. mengumpulkan, mengolah data menjadi data dasar perpustakaan dan nomor pokok perpustakaan serta menginformasikan data semua jenis perpustakaan;
  6. melaksanakan kerjasama antara instansi dan lembaga terkait dalam rangka pembinaan perpustakaan;
  7. melaksanakan kerjasama pendidikan dan pelatihan teknis dibidang perpustakaan;
  8. melaksanakan penilaian angka kredit jabatan fungsional pustakawan dan akreditasi jabatan fungsional pustakawan;
  9. melaksanakan kerjasama dengan berbagai lembaga dalam dan luar negeri di Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia dan Pembinaan Lembaga Perpustakaan;
  10. melaksanakan kerjasama dengan dinas, badan dan lembaga terkait dalam bidang penelitian, pengembangan sistem perpustakaan, pengkajian, informasi dan dokumentasi;
  11. membagi tugas, memberi petunjuk dan arahan, meneliti, mengawasi serta menilai hasil kerja staf;
  12. melaksanakan evaluasi terhadap semua jenis perpustakaan;
  13. melaksanakan sistem pengendalian intern; dan
  14. melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai dengan arahan dan petunjuk.

Pemerintah Kabupaten Pesisir Selatan
© 2018 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan. Follow Me : Facebook Youtube